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El email no nació para trabajar en equipo

Actualmente el email es de los mayores avances en comunicación de la historia de la humanidad. Pero, como suele suceder con los grandes avances, han surgido nuevos problemas a solucionar derivados de esta herramienta.

Muy pocos son los que consiguen dejar su bandeja de e-mails vacía e irse del trabajo a casa con plena satisfacción.  Tomás Santoro, CEO de SumaCRM señala “la razón es que el email no fue creado para la colaboración y, como el trabajo suele ser en equipo, hace que la comunicación se complique”.

El 60% de los problemas en las empresas se producen por una falta de comunicación interna. El cual se agrava con el uso del email. Los problemas ocasionados por esta herramienta han surgido sobre todo en el trabajo en equipo y observan en tres aspectos clave:

1. Pérdida de productividad: producida al estar chequeando el email por si alguien te ha pedido información o, incluso, por ver si te han enviado la información que has pedido tú. Un círculo vicioso de la muerte de la productividad.

2. Los comerciales no pueden hacer el seguimiento de todas sus ventas, debido al gran volumen de clientes que manejan.

3. Mala atención al cliente por eternizar los tiempos de respuesta.

Las pymes dedican el 65% del tiempo a contestar emails, llamadas o estar en reuniones, lo que implica que se destine la mitad del tiempo a tareas rutinarias y tan sólo el 50% pueda dedicarse a realizar el trabajo en sí. La clave para esta perdida de productividad es:

El problema no está en los distractores a los que estamos expuestos cada día, sino que la clave son las herramientas que pone la empresa a los trabajadores”. Según Adecco

Se han tratado de dar muchas respuestas, desde utilizar un Excel compartido a utilizar herramientas de chat. El Excel, a pesar de ser súper útil, no fue concebido para la colaboración en equipo por lo que, aunque soluciona el problema de manera inmediata, genera miles de inconvenientes al poco tiempo; mientras el Skype o Slack tiene el gran problema que tienen todos los chats, ¡las interrupciones!”, afirma SumaCRM.

«Hoy en día uno de cada tres pymes utiliza un CRM y las estimaciones son que dos de cada tres lo hagan antes de 2020”.

Este tipo de herramienta elimina la falta de comunicación interna, ya que las tareas se guardan de forma única y no responde a miles de emails perdidos en la bandeja de entrada. De esta forma, al usuario ya no se le escapa nada, todo el mundo sabe cuáles son sus tareas e incluso las de los demás, por lo que la productividad mejora un 50% y las ventas aumentan un 30% de media.

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Cuatro claves para construir una actitud proactiva y acabar con la procastinación

¿Quieres saber por qué siempre terminamos retrasando las tareas que habíamos planificado llevar a cabo en el día?
Aunque pueda sonar a tópico, estamos acostumbrados a dejar para mañana lo que podemos hacer hoy. Llamar a un cliente algo quisquilloso, reclamar a un proveedor un pedido, ordenar el garaje, salir a correr, limpiar el escritorio, empezar una dieta… son acciones que solemos retrasar o por una razón u otra acaban siendo olvidadas o realizadas tiempo más tarde de lo previsto o deseado.

El secreto para no postergar lo que nos propongamos reside en la manera que tenemos de mandarle mensajes al cerebro. Cuando le das un mensaje genérico al cerebro no puede procesarlo correctamente y tampoco logra ejecutarlo.

Se necesitan motivos para pasar a la acción, es decir una motivación fuerte y poderosa que luche contra las excusas que nos ponemos, acompañada de una actitud proactiva que supere la procrastinación y evitemos así aplazar las tareas establecidas.

Las barreras mentales, los hábitos y creencias erróneas influyen directamente en las actitudes. Para superarlos, se requiere determinación.

Necesitamos propósitos con fuerza suficiente para que la motivación inicial no decaiga y también una fe inquebrantable en que podremos conseguirlos. Si escalar la montaña es una medida para mantenernos en buena forma el mayor tiempo posible, el objetivo tirará de nosotros. Solo queda convertirlo en hábito.

Tomar el control de la propia vida es un desafío que se ofrece a todo el mundo, pero hay quienes no están dispuestos a asumir el compromiso. Una actitud proactiva es la capacidad de un ser humano para pasar cuanto antes a la acción y no hay cambio sin actitud proactiva.

El experto en Productividad Arritz Urresti plantea construir una actitud proactiva a lo largo de 4 fases:

1. Abordamos las dificultades y oportunidades en cuanto se presentan.

2. Nos anticipamos a las dificultades, consideramos los problemas desde distintas perspectivas y tomamos decisiones coherentes al respecto.

3. Prevemos lo que puede ocurrir si dejamos que las cosas sucedan sin intervenir.

4. Conseguimos desarrollar una visión de largo alcance. Tenemos ideas transformadoras, originales, proyectos alternativos. Dejamos de estar a merced de las circunstancias, porque empezamos a crearlas desde valores personales y colectivos. Sabemos estar a la altura ante cualquier contrariedad. Si algo está en nuestra mano, lo hacemos; de lo contrario, nos retiramos y permitimos que sean otros quienes se ocupen.

La persona proactiva mantiene su coherencia priorizando y planificando cada acción encaminada a logros. Su actitud es dinámica, positiva, se mueve con confianza y protege espacios para su propio bienestar.

Se requiere actitud para pasar a la acción y no solo palabras y buenas intenciones. La clave reside en que nosotros mismos seamos los motores de ese cambio que buscamos. Debemos ser conscientes de que la transformación sucede cuando abandonamos las excusas.

Aritz Urresti, CEO de goalboxes, experto en Productividad,conferenciante y creador de El Método de Las Cajitas, nos propone píldoras de cambio a través de consejos, pasos, pautas y claves para lograr el equilibrio entre la faceta profesional y la personal, alcanzar la tan deseada calidad de vida.

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Los dos lados de la moneda de los avances tecnológicos

La tecnología facilita la comunicación inmediata, abre las puertas a innumerables fuentes de información, conocimiento y aprendizaje y permite que los profesionales dediquen más tiempo a tareas que requieran pensamiento crítico.

Las tecnologías y la transformación digital han revolucionado totalmente la manera de vivir y comportarse. Con los rápidos avances tecnológicos, la sociedad ha adquirido la capacidad de adaptarse a los nuevos usos y posibilidades que permiten los dispositivos y plataformas, e incluso de las tendencias y tecnologías más disruptivas como la realidad virtual, el Internet de las Cosas o el Blockchain.

Para beneficiarse de todas las ventajas de la tecnología hay que destacar su contexto, razón, objetivos de uso y el tiempo diario que se dedique a estar conectado. Para arrojar luz sobre este tema, los expertos del hub de conocimiento The Valley han analizado los pros y contras de los avances tecnológicos:

• ¿Somos más o menos amigos?

La tecnología impulsa la comunicación entre personas a niveles inimaginables y nos brinda un universo de facilidades como, por ejemplo, realizar videollamadas con personas que están a kilómetros de distancia o tener una conversación fluida a través de mensajería instantánea, todo esto a través de un dispositivo más pequeño que el tamaño de nuestra mano.

Sin embargo, en este ámbito existe mucha controversia por los inconvenientes que han traído los avances tecnológicos, y es que, en muchos casos, el hecho de querer conectar con aquellos que están lejos puede hacer que nos olvidemos de conectar con las personas que están en el mismo espacio, relegando así las relaciones interpersonales físicas a un segundo plano.

En este mismo sentido, la tecnología ha impactado también en las relaciones familiares y la forma en la que los niños y adolescentes interactúan con sus padres. Los videojuegos o las redes sociales, por ejemplo, juegan como un arma de doble filo. Por un lado, según el tipo de soporte del que se trate puede cumplir una función educativa y de entretenimiento, pero si se hace un uso incorrecto o excesivo de estos medios, pueden causar adicción o soledad. Aquí resulta importante que los padres sepan educar a sus hijos en un mundo tecnológico, para que hagan un buen uso de estas herramientas, fijando, por ejemplo, horas definidas de uso de los dispositivos o ejerciendo una “vigilancia” del tipo de plataformas que frecuentan los niños y de qué forma y con quién interactúan en ellas.

• ¿Impulsa el aprendizaje o limita la creatividad?

Los dispositivos tecnológicos son las plataformas que abren las puertas a Internet y, por ende, a un mundo infinito de información. En la educación escolar o universitaria las herramientas tecnológicas como apps, gadgets de realidad virtual o dispositivos como ordenadores, tabletas o móviles impulsan el aprendizaje autodidacta y permiten otras formas innovadoras para que los expertos transmitan sus conocimientos mediante técnicas como quiz dinámicos o trabajo colaborativo. Más allá, la tecnología ha hecho posible el formato de educación a distancia que permite que cualquier persona, esté donde esté, pueda acceder a formación de calidad sin necesidad de desplazarse.

A pesar de las numerosas ventajas de la tecnología en este ámbito, también acarrea algunas limitaciones. Por ejemplo, se corre el riesgo de que los niños no estén motivados por aprender ya que ven que pueden acceder a todo el conocimiento de forma inmediata. También, podría limitar la creatividad o impactar en la capacidad de concentración.

Otro punto que se debe tomar en cuenta en la exposición de los niños a la tecnología e Internet es el contenido que pueden llegar a consumir, ya sea de forma voluntaria o involuntaria. Los padres y educadores que permiten el uso de internet entre los más pequeños deben ser conscientes e involucrase estableciendo límites y filtros en sus motores de búsqueda, para evitar que puedan acceder a contenidos adultos o que puedan ceder datos sin consentimiento.

• ¿Talento más eficiente y productivo o más riesgos digitales?

La transformación digital ha llegado ya a todos los sectores económicos. De hecho, es cada vez más común escuchar conceptos tradicionales como sector inmobiliario o legal reemplazados por proptech o legaltech.

En el ámbito profesional la digitalización trae infinitas facilidades, como por ejemplo el impulso de la eficiencia y productividad de los empleados gracias a herramientas smart que permiten que los profesionales dediquen más tiempo a las actividades que requieren creatividad o pensamiento crítico. Entre ellas el Cloud Computing, que permite tener espacio de almacenamiento ilimitado en la nube; el Big Data y la analítica digital para mejorar las estrategias de negocio mediante el análisis de grandes cantidades de datos; el Internet Of Things que posibilita la conexión de diversos dispositivos tecnológicos o los CRM (Customer Relationship Management) para optimizar procesos de venta mediante una interacción más fácil con los clientes.

Sin embargo, la revolución tecnológica trae también consigo mayores riesgos de ser víctima de ciberataques en la red, lo que podría poner en peligro el curso normal de la actividad de la empresa o incluso la documentación confidencial de la propia organización o de otros agentes externos. Por eso, en el momento de abordar el proceso del cambio, es muy importante hacerlo de la mano de perfiles expertos como los CTO o los expertos en negocios digitales que tengan los conocimientos necesarios.

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Webinar ¿Cómo postular a Premio Empresa Saludable, Categoría Latam?

Las empresas latinoamericanas se están sumando al reto de ser organizaciones saludables.

En este webinar, organizado por ORH e impulsado por Consalud, explicaremos los detalles para concurrir a la convocatoria, cuáles son las categorías a las que se puede optar, qué documentación hay que presentar y cómo valora el jurado cada apartado relativo al proceso de implantación de los proyectos saludables. Carolina Maliqueo, directora de ORH Chile, y Maite Sáenz, directora de ORH España, responderán en directo a todas las preguntas que los participantes nos hagan llegar.

Haga click en la imagen para inscribirse.

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Cuatro claves para pilotar nuestra vida personal y profesional

Aritz Urresti ofrece una serie de ejercicios que debemos repetir todos los días para que nuestras aspiraciones no se diluyan y minen nuestra confianza. Están basados en la medición y la autocrítica constructiva, dos puntos vitales para encontrar nuestras debilidades y corregirlas poco a poco.

La mayor parte de las veces somos nosotros mismos los que ponemos trabas y obstáculos en el camino. Nuestro cerebro está acostumbrado a una rutina que se resiste a cambiar, salir de la famosa ‘zona de confort’ creada por los hábitos diarios. No nos importa que no sea la ideal, en ella los procesos están automatizados, son predecibles y nos hacen la vida más fácil (aunque a veces no sea así). Por eso, hay que ser consciente de que la iniciativa de escapar de ella tiene que partir de nosotros mismos.

Pero no se puede dar el gran salto de golpe, sino poco a poco, introduciendo pequeñas rutinas en nuestra vida diaria que sean fáciles de abarcar, como las que nos propone el Método de las Cajitas de goalboxes. Por ejemplo, escribiendo cada día los puntos que queremos cambiar. Sopesando los obstáculos que nos van a frenar y buscando soluciones para salvarlos lo antes posible.
Es imprescindible saber hacer autocrítica y detectar nuestras principales debilidades, que se van a empeñar en hacernos fracasar si se lo permitimos. Y no siempre es fácil, en ocasiones requiere de grandes dosis de valentía, ya que exponemos nuestra vulnerabilidad, además de los aspectos que menos nos gustan de nosotros mismos o que, incluso, rechazamos.

Cuatro ejercicios para coger las riendas de nuestra vida personal y profesional según Aritz Urresti, CEO de goalboxes, Centro de Productividad:

1) Planificar: Cada día debemos reservar quince minutos de nuestro tiempo para planificar acciones que nos van a generar beneficios. Es decir, poner sobre el papel todo aquello que nos va a dar salud, felicidad o rentabilidad, traducirlo en momentos de nuestro día a día e introducirlo en nuestra agenda en un futuro a corto plazo.

2) Proteger la agenda: Para lograr realizar esas acciones beneficiosas que hemos incluido en nuestra agenda, tenemos que protegerlas de posibles interrupciones. Por ejemplo, apagando el teléfono móvil durante el tiempo que vayamos a realizarlas, o agrupando y desplazando en el tiempo otros imprevistos, como leer emails, revisar facturas, etc.

3) Realizar mediciones diarias: Es importante comparar lo que nos hemos propuesto hacer en nuestra planificación del día anterior con lo que realmente hemos hecho, las metas que nos hemos marcado frente a lo que hemos conseguido realizar.

4) Hacer una autocrítica constructiva: Si hemos detectado una o varias metas no conseguidas en nuestra medición, es imprescindible autoevaluarnos y aprender de nuestros errores. ¿Qué hemos hecho mal? ¿Por qué no he logrado alcanzar todos los hitos planificados? Es muy importante ser conscientes de lo que hemos hecho mal, y aún lo es más el saber qué tendremos que hacer mañana para que no vuelva a ocurrir, autocorregirnos para cumplir nuestras metas.

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¿Por qué el aprendizaje y la movilidad interna son clave en el empleo actual?

Por Javier Moreira, VP International Sales de Workday

El empleo actual está cambiando. Las empresas y los trabajadores tienen nuevas necesidades relacionadas con la formación y la movilidad laboral para saciar sus inquietudes de conocimiento y crecer profesionalmente. Por este motivo, los roles dentro de las empresas están evolucionando, ofreciendo así nuevos métodos de aprendizaje y desarrollo adecuados a las demandas presentes.

El informe “Tendencias mundiales de capital humano de Deloitte 2019” recoge la opinión de casi 10.000 encuestados, en 119 países de todo el mundo, sobre los cambios en el entorno de trabajo y nuestra percepción sobre el mismo; las nuevas prácticas de reclutamiento, contratación y retención del talento, y la adopción de tecnología. El informe identificó 10 claves en las que las empresas deben centrarse para lograr un impacto significativo. De todas ellas, hay dos que me parecen especialmente importantes para los líderes de la gestión del talento: el aprendizaje y la movilidad interna del personal.

Aprendizaje continuo

Según los encuestados del informe de Deloitte, la razón principal por la que las personas renuncian a sus trabajos es la “incapacidad para aprender y crecer”. Tomando en cuenta esto, resulta importante que las organizaciones cambien la forma en la que las personas aprenden. Es más, el 86% de los encuestados calificaron este tema como importante o muy importante, una cifra muy significativa.

Existe otra razón de negocio para respaldar la priorización del aprendizaje continuo. Los avances en tecnología seguirán cambiando la forma en la que vemos el talento y organizamos a nuestros empleados. Ante esto, será responsabilidad de quienes gestionan los recursos humanos proporcionar el liderazgo necesario para garantizar que los trabajadores adquieran nuevas habilidades que hagan que nuestras organizaciones se mantengan ágiles, eficientes y preparadas para cualquier disrupción que traiga el futuro.

Por otro lado, desarrollar las habilidades adecuadas es fundamental para crecer. De hecho, el Foro Económico Mundial asegura que el 54% de todos los empleados “necesitarán una reconversión y una mejora significativa en solo tres años”. ¿Cómo abordan los líderes de RRHH estos desafíos? Para mí está claro: aumentado la inversión en aprendizaje, tanto en presupuesto para programas de formación como en personal que lo imparta de forma continua.

Es así como las organizaciones que invierten en equipos ágiles y en aprendizaje estarán más preparadas para adaptarse al cambio y alcanzar sus objetivos de crecimiento. Nuestro estudio sobre agilidad organizacional así lo confirma, ya que dichas empresas tienen cuatro veces más posibilidades que su competencia de que su plantilla mejore sus capacidades profesionales (75%), lo que a medio y largo plazo les reportará muchos beneficios.

Movilidad interna: los mejores talentos están en la empresa

La carrera por conseguir los mejores talentos siempre ha sido una prioridad para los líderes de RRHH, pero los métodos para encontrarle y retenerle han cambiado. A veces, los mejores candidatos ya están trabajando para la propia empresa, por lo que cabe pensar que adoptar iniciativas para potenciar la movilidad interna y el crecimiento laboral son la opción más plausible. Y no solo lo digo yo, el informe de Deloitte también lo destaca.

De hecho, apoyar este tipo de cambios es bueno tanto para los empleados como para la compañía. Por un lado, permite a los trabajadores comprometidos con su trabajo crecer gracias a los desafíos que tienen por delante, así como adquirir nuevas habilidades y progresar hacia metas profesionales más amplias. Por otro lado, factores como la expansión de las operaciones o el cambio de muchas entidades hacia modelos de organización más planos también son positivos. Como resultado, las empresas tienen ahora la necesidad de que los empleados desempeñen diferentes roles y proyectos, en diversas oficinas.

Las empresas tienen fuertes razones de negocio para hacer de la movilidad interna una prioridad. Cuando Deloitte analizó las organizaciones de crecimiento más rápido, definidas como aquellas que crecieron al 10 por ciento o más en comparación con el año anterior, éstas tenían “el doble de probabilidades de contar con programas de movilidad interna y de aprendizaje que las compañías cuyos ingresos estaban disminuyendo”.

Sin embargo, más del 50 % de los encuestados aseguraron a Deloitte que “era más fácil para los empleados encontrar un trabajo fuera de su empresa que dentro de ella”. Aunque el informe dictaminó que la movilidad interna es una prioridad alta, es difícil hacerlo bien. Solo el 6 % de los encuestados considera que es “excelente” a la hora de trasladar sus capacidades de un puesto a otro; el 59 % se considera justo o inadecuado.

Pero, ¿por qué motivo es tan difícil? Entre las conclusiones que destaca Deloitte, para mí lo fundamental es que las empresas aún no cuentan con la tecnología necesaria para potenciar la movilidad y el crecimiento, ni tampoco han establecido procesos internos necesarios para potenciar las mejoras laborales ni para acabar con la organización tradicional en silos a la que estamos acostumbrados.

En conclusión, la forma en la que está cambiando el trabajo no tiene precedentes. Para tener éxito y prosperar en el nuevo entorno laboral, las organizaciones deben evitar acomodarse. Si las empresas están dispuestas a desafiar las viejas formas de hacer las cosas, a aceptar los cambios que acompañan a la innovación tecnológica y a poner el desarrollo y el compromiso de los empleados en el eje central de sus negocios, crearán un mejor futuro laboral.

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Científico de datos: la profesión del futuro

Combinar conocimientos técnicos con gestión de datos será vital para las empresas y es hoy un área de grandes oportunidades laborales. Datos y personas: estas son las bases de la segunda ola de la transformación digital. Para las empresas, cuidar de estos dos elementos será vital no sólo para el crecimiento del negocio y de los ingresos, sino también para sobrevivir. Ante esto, el profesional que logre combinar el conocimiento técnico de TI con la inteligencia en la gestión de los datos tiene un futuro prometedor.

George Paiva

Las estadísticas ayudan a entender la importancia del tema. En 2017, un estudio de la consultora Constellation Research presentó cifras significativas: el 75% de las 105 compañías encuestadas estaban inmersas en actividades de análisis de datos, y 1/3 de ellas afirmaba que sus inversiones en datos estaban aumentando significativamente. Si hace dos años ese asunto ya era relevante para el mundo corporativo, hoy se ha vuelto esencial.

La importancia de esta cultura de datos lleva a más y más empresas a buscar soluciones tecnológicas como la Inteligencia Artificial, el Internet de las Cosas (IoT), y el sistema Blockchain. La IDC (International Data Corporation) prevé que las inversiones en la transformación digital llegarán a US$ 1,2 mil millones este año.

El científico de datos puede tener formación en ciencias de la computación, matemática, estadística, ingeniería o en áreas correlativas. Lo más importante es la visión estratégica, la mirada a las tendencias, el “pensar fuera de la caja”, la curiosidad y la voluntad de solucionar problemas. Estamos frente a una nueva moneda en el mundo digital, y el gran desafío de las empresas es saber qué hacer con esa enorme cantidad de datos para mejorar procesos y servicios.

La habilidad de cruzar información para crear insights diferenciados dentro de las organizaciones es lo que hace al científico de datos el profesional más solicitado de la segunda era de la transformación digital. En ese escenario, la TI deja de ser un gasto y pasa a ser un activo de las compañías.

El primer paso de esta transformación es crear una cultura de datos en la empresa, teniendo en cuenta su importancia para la optimización de los servicios y la capacidad que tienen para mejorar la experiencia y el compromiso del consumidor. Esto requerirá que el profesional de TI este cada vez más cerca del cliente con el fin de entender sus demandas y aportar soluciones.

 

Recomiendo a los profesionales de TI u otras áreas empresariales actualizarse o especializarse con cursos, workshops y paneles referidos a data science. Hoy la tecnología de la información es un activo importante y estratégico dentro de cualquier negocio, y trae muchas oportunidades de carrera a las personas que se especialicen en el ámbito del data y analytics.

 George Paiva, director de Recursos Humanos de Orange Business Services.

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