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El éxito del teletrabajo comienza en la selección

La necesidad de conciliar vida personal, profesional y el ahorro, tanto en tiempo, en desplazamientos y en dinero, han hecho que el teletrabajo sea una alternativa por la que cada vez apuestan más empresas y trabajadores.

La tendencia actual es que el teletrabajo siga ganando adeptos y cada vez sean más los profesionales que lo practiquen y las compañías que lo propongan. De ahí que es necesario establecer un plan de acción que permita liderar con éxito un equipo de profesionales en el que el teletrabajo esté presente para algunos e incluso en todos los miembros de una empresa.

Perfil del teletrabajador

Cuando se realiza un proceso de selección de un profesional que va a teletrabajar se debe evaluar si esa persona cuenta con una actitud proactiva y colaborativa. A la hora de elegir a teletrabajador es fundamental optar por alguien que sea disciplinado, logre automotivarse, sea responsable y tenga las habilidades informáticas necesarias para que el desempeño de sus funciones no se altere por una falta de conocimiento tecnológico.

Una vez hecha la selección también se tienen que aplicar algunos factores de los que dependerá la buena productividad y el buen entendimiento de todos los profesionales a quienes se vaya a gestionar. Esos factores son los siguientes:

1) Eliminar la vigilancia y apostar por la confianza en el trabajador: el teletrabajo no se mide por horarios, sino, en función de objetivos y resultados. En el teletrabajo, es el colaborador que organiza sus tiempos y horarios para cumplir con los deadlines que le han sido impuestos sin entorpecer el desarrollo de ningún proyecto en el que esté involucrado.

2) Establecer pautas de trabajo: si bien en esta fórmula es el trabajador quien decide cómo organizar sus tiempos. La persona que lo lidere, debe de dejar muy claro cuáles son las prioridades y por qué proyectos hay que empezar.

3) Fomentar las relaciones entre compañeros: siempre es aconsejable que aquéllos que teletrabajan acudan a reuniones periódicas a su empresa, con el fin de desarrollar relaciones laborales y humanas con sus colegas más cercanas. No hay porque sentirse aislado por el simple hecho de no trabajar en una oficina

4) Fijar los canales de comunicación: el éxito de un equipo donde se apuesta por el teletrabajo reside en que la comunicación fluya. Por eso se recomiende hacer uso de la tecnología y de su velocidad para que las necesidades de unos y otros puedan obtener respuesta en el menor tiempo posible. Messenger, WhatsApp, entre muchas otras plataformas, permiten que los miembros de un equipo, independientemente de donde se encuentren físicamente, estén conectados.

5) Usar herramientas accesibles para todos: cuando en un equipo hay miembros con home office se recomienda contar con herramientas a las que todos tengan acceso de manera que, aunque no compartan espacio de trabajo, todos sepan qué están haciendo los demás, a quién preguntar según qué cosa y a quién se le puede echar una mano en caso de que lo pida.

Todo lo anterior indica que, pese a que el teletrabajo es una fórmula que ayuda a mejorar la conciliación y aumentar la satisfacción de los trabajadores, no se debe dejar de lado las herramientas y formas de comunicación que tiene un equipo con esta modalidad de trabajo.

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Cinco ideas para fomentar la inteligencia colectiva en 2020

El Club Excelencia en Gestión, asociación empresarial dedicada a mejorar la gestión y resultados de las organizaciones, lleva tiempo impulsando sus llamados Management Talks, que buscan compartir e impulsar el conocimiento.

Son sesiones de co-creación en las que, desde un punto de vista multidisciplinar, diversas organizaciones comparten experiencias con el fin de aprender conjuntamente estrategias y formas de hacer en áreas que influyen notablemente en la gestión excelente de las organizaciones.

Uno de ellos se ha dedicado a la gestión del conocimiento y la inteligencia colectiva, que ha tenido como anfitrión a Calidad Pascual, con gran conocimiento en la materia a tratar, y que ha contado con las voces expertas de algunos de los Socios del Club Excelencia en Gestión. La oportunidad de mejora de la competitividad, la creación de espacios diferenciados a través de la digitalización y el aprovechamiento de la innovación abierta fueron algunos de los temas tratados en este evento.

Se trata de estrategias que tienen en cuenta la importancia del conocimiento como valor clave del desarrollo de la organización, que pueden establecerse desplegando diversas acciones. Por ejemplo, conectar a las personas en torno a comunidades de aprendizaje y de práctica, o utilizar la experiencia de equipo como una fuente de conocimiento y de mejora.

Gracias a la reflexión y el debate propiciado en este Management Talks, el Club Excelencia en Gestión ha elaborado un listado de conclusiones y recomendaciones que a continuación propone:

LAS 5 CLAVES PARA FOMENTAR LA INTELIGENCIA COLECTIVA  Y PROPICIAR UNA MEJORA DE LA COMPETITIVIDAD

1) Sentar las bases de una buena la inteligencia colectiva desde el liderazgo. Este tipo de estrategias se elaboran y llevan a cabo con mayor fluidez en las organizaciones colaborativas, en las que se comparte el conocimiento de manera transversal, dejando atrás la visión de área o de departamento.

Es importante trazar una hoja de ruta coherente para que los miembros de la organización que no estén acostumbrados a este patrón de trabajo se habitúen a él. Ha de establecerse un entorno colaborativo en el que todos puedan aportar, no sólo opinar, bien a través de la gamificación de la participación con estímulos constantes, bien desde la promoción activa y el reconocimiento. O de otras vías que favorezcan la interacción informal entre personas de distintas áreas o entornos geográficos.

2) Combinar de forma eficaz la inteligencia humana con la artificial. Implantar la inteligencia artificial al día a día de la organización debe ser un proceso elaborado y bien orquestado para poder sacar de ella todo el rendimiento posible. Y no puede hacerse de forma genérica, ha de estar correctamente encajado en los engranajes según las necesidades y expectativas de cada empresa o entidad.

Es necesario involucrar a todos los trabajadores para que se adapten y se involucren en ese cambio, y que vean que es necesario para su crecimiento. Ellos van a aportar la intuición, la consideración de contextos, la visión estratégica global que puede determinar una buena toma de decisiones. También la capacidad de sentir emociones y sus consecuentes habilidades sociales y relacionales, necesarias para el buen funcionamiento de los equipos de trabajo.

3) Establecer herramientas tecnológicas fiables. Sobre todo en el entorno de los datos para que la toma de decisiones sea la más adecuada. Hay que identificar un modelo de datos que contemple, entre otros aspectos, cuáles son los indicadores a seguir, normalizando una nomenclatura y un lenguaje universal en la organización, acotando las fuentes de obtención de la información, etc.

Pero, sobre todo, determinar su finalidad, que ha de estar al servicio del usuario. Es decir, que éste sepa para qué quiere el dato y cuál es la solución tecnológica más apropiada para analizarlo y gestionarlo.

4) Estimular el aprendizaje individual y colectivo. Desde la empresa es positivo animar a los trabajadores a que se autorresponsabilicen del progreso de su conocimiento. No sólo para abordar de forma óptima las labores diarias de su puesto, también mirando hacia el futuro y hacia su progreso profesional.

Hay que procurar hacerlo siempre desde un mensaje positivo para no crear alarmas innecesarias, y definir un modelo de aprendizaje específico en el que también quepan opciones de aprendizaje grupal. Siempre incluyendo contenidos de interés global para la organización, como impartir las lecciones aprendidas de los errores cometidos para que no vuelvan a suceder, o mirar hacia nuevas áreas de mejora.

5) Aprender de otras experiencias. Una fórmula probada de captación de conocimiento externo se encuentra en los radares de tendencias, en los observatorios temáticos y en los foros de debate o actividades de co-creación que permitan acceder a información relevante y buenas prácticas, que no tienen por qué ser exclusivamente de organizaciones del propio sector o afines.
Mirar hacia modelos de negocio diferentes al nuestro hace aumentar la probabilidad de descubrir nuevos enfoques que pueden adecuarse a la propia organización y que van a servir para diferenciarse de la competencia. También es interesante considerar la opción de formalizar y desarrollar alianzas de conocimiento, bien con partners, bien creando nuevas relaciones de interés con startups o instituciones del ámbito académico.

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Una de cada tres compañías comete errores al rellenar las nóminas

La gran cantidad de variables que hay que tener en cuenta cada mes hacen que las empresas cometan errores al cumplimentar las nóminas, lo que puede generar no sólo diferencias de pago, sino acarrear sanciones económicas.

Retribuciones mal calculadas, errores en los datos del empleado, situación personal y familiar no actualizada, situaciones contractuales y laborales que han cambiado, mala aplicación de sumas y reducciones… La gran cantidad de variables que hay que tener en cuenta a la hora de cumplimentar una nómina hace que una de cada tres empresas cometa errores a la hora de rellenarlas.

El problema principal es que no existen dos nóminas iguales: las condiciones contractuales o la situación personal de cada empleado hacen necesaria la incorporación de más variables a supervisar y tener en cuenta a la hora de calcular las prestaciones y los conceptos retributivos abonados a cada trabajador. Por eso, la nómina suele ser un motivo de discusión habitual todos los meses en la empresa, una fuente de desmotivación y conflicto y un quebradero de cabeza para las pymes y emprendedores ya que puede convertirse en un gasto importante si no se detecta a tiempo un cálculo erróneo de pago.

En este sentido, para prevenir problemas legales y sanciones económicas,  repasamos algunos de los errores habituales que se cometen en la preparación de las nóminas:

1) No planificar con tiempo. Parece mentira que con todo un mes de ventaja para preparar las nóminas, en la mayoría de las ocasiones, se acaben gestionando la última semana del mes, lo que deja poco margen de tiempo para reconfirmar dudas y datos de los trabajadores, incluir incentivos nuevos, añadir las horas extras, reducir los días de baja…

2) No protocolizar los cambios. Algo habitual en las empresas pequeñas es que no se informen a tiempo los cambios particulares que afectan a los conceptos y condiciones para calcular la nómina, que se faciliten datos incompletos o se comuniquen de forma informal en una conversación de pasillo o tomando un café.

3) Usar la nómina del mes anterior. Las horas extra, el plus por nocturnidad, las bajas y reducciones de jornada, una gratificación o una comisión por una venta… cada mes las condiciones varían y para prevenir errores es mejor empezar de cero. La ley exige que la liquidación y el pago del salario se hagan “en la fecha y lugar convenidos o conforme a los usos y costumbres”, sin embargo el tiempo que puede transcurrir entre una nómina y otra no puede superar el mes.

4) No calcular bien las percepciones gravables. Para el cálculo de la retención de impuestos, es importante conocer si las percepciones que componen la nómina del empleado deben ser gravables o quedan exentas, ya que puede crear discrepancias y generar problemas a largo plazo.

5) Recalcular nóminas ya pagadas. En el afán de corregir y subsanar errores detectados, por ejemplo, en los cálculos de los impuestos y aportaciones a la Seguridad Social hay tendencia a recalcular y modificar las nóminas ya pagadas, cuando resulta infinitamente más práctico hacer las correcciones para el mes siguiente.

6) Incluir datos incorrectos. En ocasiones encontramos errores de datos incluso en la cabecera de las nóminas, que debe de recoger los datos básicos del trabajador. También es muy habitual que las empresas cometan el error de usar plantillas de nóminas encontradas en directorios de internet que no siempre contienen todos los elementos descriptivos que la ley obliga a incluir.

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El número Pi es imprescindible para casi todo

El próximo día 14 de marzo se celebra el Día del Número Pi, una efemérides que nació hace casi 10 años con la intención de promover las matemáticas y las ciencias en el ámbito de la educación.

El número PI es uno de los más estudiados en el mundo de la aritmética y es el resultado que se obtiene al dividir la longitud de una circunferencia por su diámetro. Este cociente siempre da como resultado el número Pi: 3,14, en su versión corta, ya que este dígito es irracional y por tanto con un número infinito de decimales, de los que en la actualidad se conocen más de 22 billones.

Tiene aplicaciones en áreas tan distintas como la ingeniería, la física y la astrología, pero en matemáticas es una de las constantes que más aparece. No en vano, con este número irracional podemos calcular circunferencias, áreas de círculos, volumen de esferas y cilindros. Y en sus utilidades más prácticas, se usa en los procesos de construcción de las tuberías que conducen el agua, de las ruedas del coche, de botellas y de los vasos en los que bebemos, entre otros muchos objetos; también aparece en ámbitos tan diversos como la geometría, los calendarios, la probabilidad, los comics o la música.

De hecho, Pi es casi mágico, ya que aparece en lugares que no esperaríamos. Por ejemplo, forma parte de los cálculos para ubicar un objeto o persona en un mapa usando tecnología GPS, y en los relojes de péndulo, la fórmula matemática del tiempo que le toma al péndulo oscilar de un lado a otro está basada en él. Además, la NASA toma 16 dígitos de Pi para calcular posiciones exactas, y en los vuelos de larga distancia, en los que los aviones hacen un trazado en forma de arco de un círculo, la ruta se calcula haciendo uso del número Pi para optimizar el trayecto y el combustible.

Para las personas que trabajamos con las matemáticas, el número Pi es fundamental en múltiples ecuaciones, procesos y cálculos. Por eso es tan importante trasmitirles correctamente a los niños y niñas su significado, valor y aplicación”, señalan Javier Arroyo y Daniel González de Vega, fundadores de Smartick.

Curiosidades del Número pi

La celebración del Día del Número Pi en la jornada del 14 de marzo no es casual, pues responde a la forma en la que se escribe el día y el mes (3/14) en Estados Unidos -país donde nació la onomástica-, y juega con la unidad y los dos decimales más conocidos de Pi (3,14).

El símbolo con el que se representa -π- es la decimosexta letra del alfabeto griego y, además, es la primera letra de la palabra griega periphereia, término usado para designar el perímetro de un circulo. Fue el matemático galés William Jones el primero que utilizó esta denominación en 1706.

El récord actual en la memorización de decimales del número Pi lo tiene el indio Suresh Kumar Sharma, con 70.030 decimales. Tardó más de 24 horas en recitar todos los decimales.

Su nombre y su valor (3,141559…) es una de las cosas más recordadas de la educación matemática de la mayoría de los personas. No es de extrañar, por tanto, que en Google aparezcan más de 208.000.000 resultados sobre esta constante infinita, muchas de ellas relacionadas precisamente con la celebración del Piday.

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¿Cómo podemos realmente disfrutar el trabajo? ¿Cuál es rol del Líder?

El reto al dirigir equipos es conseguir que sus miembros se levanten cada mañana, con la intención de poner el 100% de su esfuerzo y energía en su labor.

Pero además es importante lograr que pongan el corazón, aunque esto sea más complicado. Cientos de miles de personas llegan día a día a su puesto de trabajo sencillamente con la idea de cumplir, por ello los profesionales que ponen el corazón en lo que hacen, terminan marcando la diferencia.

Así lo explica el experto en liderazgo y director de Infova, Gonzalo Martínez de Miguel, que afirma que,

el objetivo de todo gerente sería conseguir que el equipo esté tan involucrado en el proyecto, que sea tan consciente de lo que da sentido a la empresa, que quiera poner toda su energía en el desempeño de sus tareas”.

Para lograrlo comenta que muchas veces se dice que la clave es la motivación, pero a su juicio, hace falta algo más que eso. Según explica se trata de la inspiración y añade

la gente da el 100% cuando considera que su esfuerzo tiene un sentido, vale para algo significativo”.

Sobre este aspecto advierte que “muchos consideran que la facilidad para encontrar el sentido del trabajo depende del tipo de tarea que se realice y que, evidentemente, no es lo mismo cuando se trabaja en una ONG o en un hospital, que en una compañía relacionada con temas en principio menos sociales”. Pero Gonzalo Martínez de Miguel explica que su experiencia formando a equipos, en todo tipo de empresas, es que incluso en los trabajos en los que aparentemente es más fácil encontrar inspiración, también es posible olvidar el sentido profundo de lo que se está haciendo. Y al revés, trabajos donde el sentido de lo que hacemos es en principio más difícil de ver, están llenos de sentido si nos tomamos la molestia de buscarlo.

Por este motivo, parte de la obligación de un jefe es tener una conversación con los trabajadores en la que se verbalice y se recuerde, por qué están aquí, por qué es importante hacer un buen trabajo y cómo se puede marcar la diferencia en esa función.

Con respecto a estas cuestiones, explica que es un error dejarse llevar por respuestas del tipo, “estamos aquí para ganar dinero”, porque según afirma, esa afirmación no es algo que inspire. “Está claro que todos trabajamos en parte para obtener un rendimiento económico, pero hay otras razones que se deberían destacar” añade el experto.

En este sentido comenta que, al margen de tener un sueldo, quien trabaja en un banco, está ayudando a que una familia pueda comprar una casa; quien trabaja en un restaurante, está creando las condiciones para que una familia se reúna en una celebración; en el caso de una consultora se asesora jurídicamente para que, por ejemplo, una empresa pueda abrirse camino en el extranjero; el que vende coches no solo vende un vehículo, está participando en uno de los procesos más importantes de la vida familiar, etc.

Es importante entender el sentido profundo de lo que se hace, y ver cómo esto contribuye a conseguir el objetivo general de la empresa, a la calidad de vida de las personas, a la seguridad o el bienestar general.

Por ello a nivel personal comenta “la clave es preguntarnos de qué manera nuestro trabajo bien hecho contribuye a hacer un mundo más digno. Un mundo más amable, más justo y más efectivo. Si tu trabajo no contribuye de ninguna manera a mejorar el mundo en el que vives, deberías pensar en cambiarte de trabajo. Insisto, esto no tiene que ver con a que te dedicas, se trata de querer encontrar el sentido a lo que haces”

Y para todos aquellos que son jefes, apunta que lo más indicado sería:

  1. Reunir al equipo y tener esta conversación. Preguntar directamente “¿De qué forma se está ayudando a hacer un mundo mejor?”.
  2. Preguntar “¿Para qué?” en lugar de “¿Por qué?”. Preguntar el “para qué” de las cosas conecta con el futuro. El “por qué” conecta con el pasado, con las justificaciones y las excusas. Un líder del siglo XXI pregunta muchas más veces “¿Para qué?” que “¿Por qué?”.
  3. Ser un buen referente. Hay pocas cosas mas inspiradoras que un jefe admirable.
  4. Introducir el sentido de lo que hacemos en las conversaciones de gestión. Usarlo como argumento para explicar por qué hacemos las cosas.
  5. Buscar historias de éxito de tu empresa que concreten en personas y casos concretos, el sentido de lo que es vuestra labor.

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¿Cómo identificar a los líderes de conocimiento y convertirlos en aliados para la estrategia?

Las compañías internacionales trabajan diariamente en distintas partes del mundo. Esta dispersión geográfica dificulta en ocasiones la transferencia de conocimiento dentro de la organización, pero existen empleados que sobresalen en términos de influencia o liderazgo y que pueden convertirse en aliados estratégicos en este sentido.

Sin embargo, los referentes no siempre lo son de forma oficial por su puesto, sino que dependen de la opinión de sus compañeros. Por ello, es fundamental conocer cómo se relacionan los empleados e identificar a las personas que actúen como líderes de conocimiento, con el fin de hacerlo más visible y accesible. El Instituto de Ingeniería del Conocimiento (IIC) ha trabajado con Repsol en la identificación y calificación de los referentes técnicos de uno de sus procesos, cuyo resultado es una red de expertos internacional.

AROS (Análisis de Redes Organizacionales y Sociales) ha sido la herramienta utilizada para detectar a estos influencers dentro del proceso Upstream de Repsol, que engloba las acciones de exploración y producción de petróleo y gas natural. Estos proyectos pueden durar entre siete y trece años y se desarrollan en países de los cinco continentes, por ello es tan importante localizar a estos referentes y su influencia.

En concreto, el análisis parte de una encuesta relacional en la que los empleados participantes debían seleccionar a quienes consideraban referentes técnicos en su área de expertos. A su vez, debían calificar a estos referentes en términos de accesibilidad, compromiso, facilidad de trato, aportación de soluciones innovadoras, etc. Estas cuestiones han dado como resultado una red de expertos que AROS segmenta por diversos grupos de interés: país, negocio y nivel jerárquico, entre otros.

Este es el principal resultado del proyecto: la identificación de un conjunto destacado de referentes técnicos y su caracterización en base a diferentes aspectos. Con esta información, se puede detectar qué grupos están mejor o peor conectados, la transferencia de conocimiento entre roles o la interacción entre países.

Repsol ha podido evidenciar elementos y relaciones a nivel organizacional para configurar un plan de acción que cuente con los referentes técnicos detectados mediante AROS como aliados estratégicos. Además, este trabajo permite enriquecer su gestión de talento, complementando sus métricas tradicionales de evaluación de competencias con métricas resultado de la visión del propio conjunto de técnicos, lo que les confiere más valor.

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